Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Atunci cand vine vorba de angajarea unui salariat in societatea noastra, trebuie sa respectam prevederile HG.500/ 2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, care spune ca “angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora”.
Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente:
- actele necesare angajarii,
- contractul individual de munca,
- actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea,
- suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca,
- acte de studii/certificate de calificare,
- orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.
Pentru a intocmi acest dosar al personalului, angajatorii trebuie sa solicite salariatilor documente cu informatii personale (carte de identitate; pasaport; diploma de finalizare studii; etc) pe care ulterior sa le prelucreze si sa le pastreze conform legii.
Potrivit Legii nr. 677/2001, “prelucrarea datelor cu caracter personal reprezinta orice operatiune sau set de operatiuni care se efectueaza asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvaluirea catre terti prin transmitere, diseminare sau in orice alt mod, alaturarea ori combinarea, blocarea, stergerea sau distrugerea”.
Totodata, datele cu caracter personal destinate a face obiectul prelucrarii trebuie sa fie:
- prelucrate cu buna-credinta;
- colectate in scopuri determinate, explicite si legitime -> prelucrarea ulterioara a datelor cu caracter personal in scopuri statistice, de cercetare istorica sau stiintifica nu va fi considerata incompatibila cu scopul colectarii daca se efectueaza cu respectarea dispozitiilor prezentei legi, inclusiv a celor care privesc efectuarea notificarii catre autoritatea de supraveghere, precum si cu respectarea garantiilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal, prevazute de normele care reglementeaza activitatea statistica ori cercetarea istorica sau stiintifica;
- adecvate, pertinente si neexcesive prin raportare la scopul in care sunt colectate si ulterior prelucrate;
- exacte si, daca este cazul, actualizate -> in acest scop se vor lua masurile necesare pentru ca datele inexacte sau incomplete din punct de vedere al scopului pentru care sunt colectate si pentru care vor fi ulterior prelucrate, sa fie sterse sau rectificate;
- stocate intr-o forma care sa permita identificarea persoanelor vizate strict pe durata necesara realizarii scopurilor in care datele sunt colectate si in care vor fi ulterior prelucrate -> stocarea datelor pe o durata mai mare decat cea mentionata, in scopuri statistice, de cercetare istorica sau stiintifica, se va face cu respectarea garantiilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal, prevazute in normele care reglementeaza aceste domenii, si numai pentru perioada necesara realizarii acestor scopuri.
Contraventii si sanctiuni pentru nerespectarea prevederilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal
- Omisiunea de a efectua notificarea in conditiile art. 22 sau ale art. 29 alin. (3) in situatiile in care aceasta notificare este obligatorie, precum si notificarea incompleta sau care contine informatii false -> amenda de la 500 lei la 10.000 lei.
- Prelucrarea datelor cu caracter personal de catre un operator sau de o persoana imputernicita de acesta, cu incalcarea prevederilor art. 4-10 sau cu nesocotirea drepturilor prevazute la art. 12-15 sau la art. 17 -> amenda de la 1.000 lei la 25.000 lei.
- Neindeplinirea obligatiilor privind aplicarea masurilor de securitate si de pastrare a confidentialitatii prelucrarilor, prevazute la art. 19 si 20 -> amenda de la 1.500 lei la 50.000 lei.
- Refuzul de a furniza autoritatii de supraveghere informatiile sau documentele cerute de aceasta in exercitarea atributiilor de investigare prevazute la art. 27 -> amenda de la 1.000 lei la 15.000 lei.
Autor articol: Diana Dragomir, economist, profil Linkedin -click aici-
